Tổ Chức Sự Kiện Cần Những Yếu Tố Gì

79 lượt xem    09/06/2024    Thông tin hữu ích

Tổ chức sự kiện cần những yếu tố gì là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm hiện nay. Vậy đâu mới là yếu tố quan trọng nhất để tạo nên sự thành công của một sự kiện? Là địa điểm tổ chức hay thời gian, kinh phí,… 

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ tới bạn những yếu tố bắt buộc cần có trong một buổi tổ chức sự kiện. 

Mục Tiêu Tổ Chức Sự Kiện

Mục tiêu tổ chức sự kiện là yếu tố đảm bảo quy trình tổ chức có hướng đi đúng, hạn chế sai sót không đáng có. Ngoài ra, yếu tố này cũng giúp người thiết kế ý tưởng và lên nội dung kịch bản có thể thoải mái sáng tạo mà không sợ bị lạc đề.

Muốn xác định mục tiêu tổ chức sự kiện là gì, hãy trả lời 4 câu hỏi dưới đây:

  • Tại sao phải tổ chức sự kiện này?
  • Tại sao phải mời những vị khách mời này?
  • Điều bạn muốn truyền đạt ở sự kiện này là gì?
  • Bạn muốn nhận lại gì ở sự kiện này?

Ở yếu tố này, cần phân bổ ra thành hai phần mục tiêu chính và mục tiêu phụ để dễ dàng kiểm soát hơn. Ví dụ: Mục tiêu chính của tiệc tất niên là đánh giá tổng quan một năm vừa qua của doanh nghiệp. Còn mục tiêu nhỏ là tạo sự gắn kết giữa các thành viên, tri ân, khen thưởng nâng cao tinh thần cống hiến cho cán bộ, nhân viên. 

Tổ Chức Sự Kiện Cần Những Yếu Tố Gì
Mục tiêu tổ chức sự kiện (Nguồn: Flat World Agency)

Ý Tưởng Tổ Chức Sự Kiện

Dựa trên mục đích tổ chức sự kiện, nội dung chương trình cần được bắt đầu từ khâu lên ý tưởng. Đây là yếu tố cốt lõi để phát triển khung chương trình, giúp cho một sự kiện được tổ chức thành công.

Ý tưởng là vô hạn. Mỗi chương trình phải có những ý tưởng khác nhau và nét độc đáo riêng. Ý tưởng vừa phải đáp ứng đúng mục đích sự kiện và kinh phí tổ chức. Lại vừa không được khiến khách mời cảm thấy nhàm chán.

Để luôn chủ động trong việc lên ý tưởng, bạn cần tích lũy đủ kinh nghiệm, không ngừng học hỏi điều mới. Có như vậy, bạn mới mở ra cánh cửa cho sự tiến bộ và thành công.

Tổ Chức Sự Kiện Cần Những Yếu Tố Gì
Ý tưởng tổ chức sự kiện (Nguồn: Flat World Agency)

Khách Mời Tham Gia

Để trả lời cho câu hỏi tổ chức sự kiện cần những yếu tố gì, chắc chắn không thể thiếu yếu tố khách mời. Thành phần tham gia chương trình là yếu tố thứ ba để góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Có nhiều cách để phân loại khách hàng. Một sự kiện cơ bản thường chia khách mời thành hai loại sau:

  • Khách mời chính thức
  • Khách mời dự bị
Khách mời tham gia
Khách mời tham gia (Nguồn: Flat World Agency)

Khách mời có thể miễn phí vé vào nhưng cũng có một số sự kiện phải phí. Đổi lại, khách mời của những sự kiện đó sẽ nhận được giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất.

Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện

Địa điểm là một trong các yếu tố liên quan đến tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng cho cả người tổ chức và người tham gia. Dựa trên số lượng khách mời ước tính, người tổ chức sẽ xác định được quy mô sự kiện và địa điểm phù hợp. Một số điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện trong yếu tố địa điểm là:

  • Diện tích không gian 
  • Dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm
  • Mức độ đảm bảo an toàn
  • Bố cục, thiết kế tòa nhà 
  • Trang thiết bị, cơ sở vật chất 
  • Khu vực đỗ xe
  • Ngân sách
    Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện
    Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện (Nguồn: Flat World Agency)

Thời Gian Và Thời Lượng Diễn Ra Chương Trình

Thời gian và thời lượng là yếu tố không thể thiếu trong đáp án của câu hỏi tổ chức sự kiện cần những yếu tố gì. Thời gian đóng vai trò là cầu nối trong việc quản lý sự kiện và đặt thuê địa điểm hợp lý.

Giả sử, một sự kiện được tổ chức ngoài trời gặp vấn đề mưa bão thì người tổ chức phải tính đến thời gian di chuyển toàn bộ khách mời. Hay thiết bị sự kiện bị hư hỏng, cháy nổ sẽ khiến thời lượng diễn ra chương trình bị chậm hơn so với dự kiện.

Việc xác định thời gian và thời lượng diễn ra chương trình hợp lý là điều kiện để mọi thứ đều nằm trong kế hoạch. 

Thời gian và thời lượng diễn ra chương trình
Thời gian và thời lượng diễn ra chương trình (Nguồn: Flat World Agency)

Đội Ngũ Nhân Sự Triển Khai

Câu trả lời tiếp theo cho câu hỏi tổ chức sự kiện cần những yếu tố gì chính là đội ngũ nhân sự triển khai sự kiện. Vị trí quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện là Trưởng Ban Tổ Chức. Người này có trách nhiệm chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ các thành phần ban ngành.

Thông thường, đội ngũ nhân sự triển khai sự kiện được chia làm 3 nhóm phụ trách từng mảng khác nhau. Bao gồm: Để một sự kiện thực hiện theo đúng quy trình thông thường sẽ cần 3 nhóm nhân sự phụ trách, bao gồm: 

  • Nhóm lên ý tưởng và kịch bản
  • Nhóm hậu cần
  • Nhóm giám sát và quản lý
Đội ngũ nhân sự triển khai
Đội ngũ nhân sự triển khai (Nguồn: Flat World Agency)

Thành lập nhân sự triển khai sự kiện là cơ sở tối thiểu để một tổ chức sự kiện thành công. Thông qua đó, sự kiện có thể rút ngắn chi phí nhân lực và hạn chế những thiếu sót, tối ưu hóa quy trình thực hiện.

Kết Luận

Hy vọng, những kiến thức tổng hợp ở phía trên có ích với sự kiện của bạn. Ngoài ra, để chắc chắn hơn, doanh nghiệp nên phối hợp với những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chất lượng. Flat World Agency – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TPHCM cam kết hài lòng khách đến, vừa lòng khách đi.

Thông tin liên hệ Công ty TNHH Quảng Cáo và Truyền Thông Flat World:

  • Địa chỉ: Văn phòng 2, Tầng 08, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP.HCM
  • Hotline liên hệ: 09.456789.03
  • Fanpage Facebook: Flat World Agency
Đánh giá bài viết