Tổ Chức Sự Kiện Cần Chuẩn Bị Những Gì

71 lượt xem    09/06/2024    Thông tin hữu ích

Tổ chức sự kiện là một chủ đề đang được rất nhiều người quan tâm hiện nay. Vậy muốn tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì để một buổi sự kiện được tổ chức thành công?

Bài viết dưới đây sẽ giải đáp tất cả thắc mắc về những công việc cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện. Đầu tiên, hãy cùng tìm hiểu mục đích của tổ chức sự kiện là gì.

Mục Đích Của Tổ Chức Sự Kiện

Xác định mục đích trước khi tổ chức sự kiện là vấn đề quan trọng đầu tiên cần phải có khi không biết tổ chức sự kiện cần những gì? Tùy theo từng sự kiện sẽ có mục đích khác nhau. Nhìn chung, sự kiện có thể hướng đến một số mục đích chính sau:

  • Xây dựng thương hiệu và quảng bá hình ảnh sản phẩm để mở rộng nguồn khách hàng, thu hút nhà đầu tư.
  • Tạo dựng một môi trường thân thiện giữa doanh nghiệp với nhân sự, giữa doanh nghiệp với khách hàng và giữa doanh nghiệp với đối tác.
  • Phát triển tối đa hiệu ứng truyền thông, tăng thêm nhiều cơ hội giao lưu với khách hàng, đối tác.
  • Đóng góp vào sự phát triển của kinh tế, xã hội.

Tổ Chức Sự Kiện Cần Chuẩn Bị Những Gì

Lên ý tưởng và xây dựng kịch bản 

Kịch bản sự kiện bao gồm: kịch bản nội dung sự kiện, kịch bản MC, kịch bản âm thanh, ánh sáng… Trong đó, kịch bản nội dung sự kiện được chia làm ba phần chính: Khai mạc, nội dung chính, bế mác. Tất cả các loại kịch bản này cần được thống nhất và tổng duyệt trước khi sự kiện bắt đầu chạy.

Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm của sự kiện sẽ ảnh hưởng rất lớn tới thành công của sự kiện. Nó không chỉ đơn giản là nơi để tổ chức mà còn phải phù hợp với mục đích và mục tiêu của sự kiện.

Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm:

  • Đáp ứng đúng mục đích đề ra
  • Vị trí di chuyển thuận tiện
  • Sức chứa không gian rộng rãi
  • Trang thiết bị hiện đại
  • Phong cách trang trí phù hợp
  • Chi phí

Nên tham khảo tình hình thực tế và dự phòng nhiều địa điểm để có thể thay đổi linh hoạt khi phát sinh vấn đề.

Xác định thời gian

Ngoài việc chuẩn bị kịch bản và tìm địa điểm phù hợp, khi tổ chức sự kiện còn cần phải xét đến yếu tố thời gian. Sự kiện thường được tổ chức vào hai ngay cuối tuần hoặc những ngày lễ trong năm. Những dịp này đều là ngày nghỉ nên mọi người ai cũng có thể tham gia được.

Tùy theo quy mô sự kiện mà thời gian chuẩn bị tổ chức sẽ có sự khác nhau. Một sự kiện vừa và lớn cần có ít nhất từ 1-2 tháng để lên kế hoạch tổ chức cho sự kiện.

Xây dựng ngân sách

Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc chuẩn bị một nguồn thu ngân sách dự kiến là điều không thể thiếu. Điều này giúp cân bằng được chi phí với các khoản thu của sự kiện. Ngân sách bao gồm cả các chi phí dự kiến và các nguồn thu từ các tài trợ hay bán hàng.

Thu hút các nguồn tài trợ

Để giảm thiểu chi phí tổ chức, sự kiện có thể tìm cách thu hút các nguồn tài trợ từ các công ty hay đối tác. Hãy tìm hiểu về các công ty hoặc doanh nghiệp có liên quan đến sự kiện của bạn và gửi đề xuất hợp tác. Ngoài ra, có thể yêu cầu họ tài trợ cho một phần chi phí hoặc đóng góp sản phẩm/dịch vụ cho sự kiện.

Quản Lý Rủi Ro Và Khắc Phục Sự Cố Trong Sự Kiện

Trước khi sự kiện diễn ra, hãy chuẩn bị tinh thần đối phó với các rủi ro tiềm ẩn. Nó có thể là sự cố kỹ thuật, thời tiết xấu, hay vấn đề về an ninh.
Chuẩn bị một kế hoạch phòng trừ để giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng trong quá trình tổ chức sự kiện. Chẳng hạn như việc đầu tư vào các thiết bị dự phòng, lập kế hoạch sơ tán khẩn cấp, hay thậm chí là mua bảo hiểm cho sự kiện.

Tại Sao Nên Lựa Chọn Flat World Agency

Hiện Flat World Agency đã trở thành đối tác của các doanh nghiệp, nhãn hàng lớn và luôn được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ.

Cũng như với phương châm “ Khách hàng là trung tâm và định hướng cho mọi hoạt động của công ty”. Flat World Agency luôn nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, cập nhật xu hướng để đa dạng hóa dịch vụ và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Tổ Chức Sự Kiện Cần Chuẩn Bị Những Gì
BIDV trao thưởng “Tiết kiệm dự thưởng” (Nguồn: Flat World Agency)
Tổ Chức Sự Kiện Cần Chuẩn Bị Những Gì
Tại Sao Nên Lựa Chọn Flat World Agency
CITIGYM - Phòng Tập Gym Cao Cấp Của NOVALAND
Sự kiện do CITIGYM phối hợp tổ chức với Flat World Agency (Nguồn: Flat World Agency)

Thông tin liên hệ Công ty TNHH Quảng Cáo và Truyền Thông Flat World:

  • Địa chỉ: Văn phòng 2, Tầng 08, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP.HCM
  • Hotline liên hệ: 09.456789.03
  • Fanpage Facebook: Flat World Agency
Đánh giá bài viết