Mỗi sự kiện đều có những tính chất, mục đích và quy mô khác nhau và mỗi công ty tổ chức sự kiện sẽ có những cách thức thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, để tổ chức thành công bất cứ một sự kiện luôn cần có một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bài bản.

Vậy một quy trình chuẩn khi tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những bước nào? Cần phải chuẩn bị những gì để sự kiện được diễn ra thành công?

Quy trình thực hiện của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Xác định yêu cầu, chủ đề của sự kiện cần tổ chức

Chủ đề sự kiện thường bị chi phối bởi nội dung, mục đích ý kiến khách hàng và cả quy mô tính chất sự kiện kết hợp với văn hóa vùng miền. Vì vậy, việc xác định chủ đề sự kiện rất quan trọng với công ty tổ chức sự kiện bởi vì nó quyết định đến phương hướng kế hoạch để thực hiện.

Để đưa ra kế hoạch phù hợp công ty tổ chức sự kiện phải tìm hiểu cụ thể ý kiến của khách hàng cùng các yếu tố liên quan như:

Loại hình sự kiện

Mục đích tổ chức sự kiện

Tính chất sự kiện

Thông điệp của sự kiện

Đối tượng tham gia, số lượng cụ thể

Ngân sách dự kiến

Các yêu cầu của sự kiện về địa điểm tổ chức, nội dung chương trình, cách thức di chuyển…

2. Ý tưởng thực hiện

Ý tưởng sáng tạo là yếu tố rất quan trọng trong sự kiện, những ý tưởng này cần được sàn lọc dựa trên yêu cầu của sự kiện, đúng với thông điệp chính mà sự kiện nêu muốn hướng tới.

Đối với các công ty tổ chức sự kiện thì ý tưởng chính là điểm tạo nên sự khác biệt. Ý tưởng tổ chức sự kiện vừa phải đảm bảo phù hợp với chủ đề, mục tiêu, sản phẩm/dịch vụ…Đồng thời phải thật sáng tạo, độc đáo để thu hút và gây ấn tượng với khách tham dự.

Tuy nhiên, một ý tưởng hay cũng chưa thể đảm bảo thành công cho sự kiện mà còn phụ thuộc rất nhiều vào sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

3. Thiết kế sự kiện

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Xác định thời gian tổ chức

Xác định chủ đề (concept) chương trình

Xây dựng kịch bản chi tiết (các hoạt động và thời gian diễn ra)

Thiết kế hình ảnh chương trình

Lên ý tưởng để chụp sự kiện…

4. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Thiết kế sự kiện là giai đoạn cụ thể hóa các checklist công việc, với các công việc cần được thực hiện ở phần thiết kế sự kiện.

Các vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức event gồm:

Nhân lực sự kiện.

Thiết bị sự kiện.

Phương thức vận chuyển.

Ngân sách dự kiến.

Phân tích rủi ro và dự phòng phương án giải quyết.

5. Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

Đây là lúc tiến hành sản xuất các ấn phẩm, hạng mục thuê MC, PG, ca sĩ, nhóm múa, dàn dựng, tập luyện các tiết mục văn nghệ, các tiểu phẩm, sản xuất các video clip, trailer, thư mời điện tử, …. hiệu ứng âm thanh, ánh sáng cho sự kiện.

Giai đoạn này, công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp chú ý kiểm soát phần chi phí đã được hoạch toán từ trước và tương tác trực tiếp với đối tác nhiều hơn để các ấn phẩm, sản phẩm và hạng mục sự kiện được thống nhất.

6. Dàn dựng sự kiện

Công tác dàn dựng cần được chuẩn bị và thực hiện chu đáo trước ít nhất 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra.

Nên có sẵn một bảng checklist những công việc cần làm để theo dõi tiến độ thực hiện và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công.

7. Tiến hành thực hiện sự kiện

Trước khi chương trình chính thức diễn ra, đạo diễn sự kiện cần cho kiểm tra lại toàn bộ hạng mục, checklist công việc lần cuối.

Để đảm bảo chương trình diễn ra trôi chảy và chỉnh chu, sự phối hợp giữa các bộ phận ăn khớp với nhau, thì cần tiến hành chạy thử chương trình (rehearsal).

Sau khi đã lập kế hoạch, chuẩn bị, dàn dựng rất chu đáo, thì khi sự kiện diễn ra, bạn vẫn luôn cần có mặt để giám sát, điều phối nhân sự và kịp thời giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh trong sự kiện. Cần có 1 đầu mối thông tin liên lạc với nhau thông qua: bộ đàm, group chat…

8. Kết thúc sự kiện, họp rút kinh nghiệm

Khi sự kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc sẽ được vận chuyển về kho, địa điểm tổ chức cần được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ. Tiếp theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho…

Mỗi bộ phận của công ty tổ chức sự kiện sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

9. Truyền thông sau sự kiện

Với các sự kiện cần yếu tố truyền thông, công ty tổ chức sự kiện cần có kịch bản và hạng mục riêng cho các ấn phẩm, kênh truyền thông.

Để tổ chức thành công một sự kiện đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức và kinh nghiệm. Do đó sự kiện cần được lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Càng chuẩn bị kế hoạch chu đáo thì càng hạn chế được những sơ suất và rủi ro phát sinh.

FLAT WORLD AGENCY – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói cho doanh nghiệp. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp tổ chức nên những sự kiện thành công.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0945678903