Những Rủi Ro Tổ Chức Sự Kiện Bạn Cần Biết

24 lượt xem    06/06/2024    Thông tin hữu ích

Trên thực tế, rủi ro tổ chức sự kiện là điều không thể tránh khỏi. Rủi ro trong tổ chức sự kiện là vấn đề bất ngờ xảy đến làm gián đoạn hoặc gây tổn thất lớn đến sự kiện. Nguyên nhân phát sinh có thể đến từ yếu tố chủ quan hoặc yếu tố khách quan.

Hãy tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu các loại rủi ro trong tổ chức sự kiện. Từ đó tìm ra biện pháp phòng ngừa và khắc phục giúp sự kiện được tổ chức thành công.

Các Loại Rủi Ro Tổ Chức Sự Kiện

Sự cố tài chính

Rủi ro về tài chính trong tổ chức sự kiện có thể bắt nguồn từ việc sai sót trong tính toán kế hoạch. Người tổ chức không tính toán đủ ngân sách hoặc không quản lý tài chính một cách hiệu quả. Điều này dẫn đến việc thiếu hụt tiền và xuất hiện các khoản nợ, làm ảnh hưởng đến hoạt động của sự kiện. Đồng thời gây ra tổn thất lớn đến uy tín của người tổ chức sự kiện và trải nghiệm của khách mời.

Rủi ro tổ chức sự kiện
Sự cố tài chính (Nguồn: Flat World Agency)

Sai sót kỹ thuật

Sai sót kỹ thuật trong tổ chức sự kiện có thể là mất điện, đường truyền không ổn định, thiết bị gặp trục trặc, cháy nổ,… Việc sai sót kỹ thuật sẽ khiến sự kiện bị trì hoãn hoặc hủy bỏ hoàn toàn. Lúc này đòi hỏi người tổ chức phải có sự linh hoạt trong việc tìm phương hướng giải quyết vấn đề.

Các lỗi kỹ thuật trong tổ chức sự kiện dễ mắc phải hơn trong các sự kiện tổ chức ngoài trời, đặc biệt là khi gặp thời tiết mưa bão.

Sai sót kỹ thuật
Sai sót kỹ thuật (Nguồn: Flat World Agency)

Yếu tố con người

Việc xuất hiện một lượng lớn người tham gia sự kiện có thể xảy ra tình huống gây gổ khi sử dụng sản phẩm có cồn như rượu, bia. Rủi ro này thường xuất hiện trong các sự kiện tổ chức với quy mô vừa và lớn.
Đối với sự kiện có nhiều trẻ em, người tổ chức cần phải đặc biệt chú ý để đảm bảo an toàn.

Yếu tố con người
Yếu tố con người (Nguồn: Flat World Agency)

Thời tiết ngoài ý muốn

Thời tiết là vấn đề con người không thể kiểm soát. Đối với sự kiện diễn ra trong nhà, vấn đề này có thể dễ dàng giải quyết hơn. Ngược lại, với sự kiện ngoài trời, đây được coi là một rắc rối lớn và nghiêm trọng. Một sự kiện ngoài trời khó thể diễn ra suôn sẻ nếu gặp thời tiết ngoài ý muốn.

Để tránh điều này, người tổ chức cần sẵn sàng thực hiện kế hoạch dự trù để giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh.

Thời tiết ngoài ý muốn
Thời tiết ngoài ý muốn (Nguồn: Flat World Agency)

Biện Pháp Phòng Ngừa Và Khắc Phục

Lập kế hoạch chi tiết, sẵn sàng đối phó rủi ro

Để đảm bảo sự kiện được tổ chức theo đúng quy trình, việc lập kế hoạch chi tiết và sát thực tế là điều quan trọng ưu tiên hàng đầu. Một kế hoạch tổ chức sự kiện có thể bao gồm việc xác định các yếu tố sau:

  • Mục đích và tính chất sự kiện
  • Số lượng khách mời
  • Vị trí địa điểm
  • Cơ sở vật chất và tiện nghi
  • Chi phí dự trù
  • Phong cách và hình ảnh
  • Mức độ đảm bảo an toàn

Nếu có thể, hãy dành ít nhất 10-15% của ngân sách dự tính làm “khoản dự phòng” để đối phó với bất kỳ rủi ro nào. Cũng như việc chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho các tình huống không mong muốn như thiếu sót trong nguồn nhân lực hoặc thiết bị.

Chọn đối tác uy tín

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín là một cách để giảm thiểu khả năng phát sinh rủi ro. Tìm hiểu kỹ kinh nghiệm và thế mạnh của công ty trong ngành. Liên lạc và làm việc chặt chẽ với họ trước, trong và sau sự kiện. Lên điều khoản rõ ràng giữa hai bên trước khi ký kết hợp đồng. Đặc biệt là về các vấn đề bồi thường sau sự cố.

Lắng nghe ý kiến phản hồi

Lắng nghe ý kiến phản hồi của khách mời sẽ giúp người tổ chức hiểu rõ yêu cầu của khách mời và đáp ứng chúng tốt nhất. Điều này cũng góp phần cải thiện chất lượng cho các sự kiện tiếp theo.

Flat World Agency – Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Ở TPHCM

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành công nghiệp sự kiện, Flat World Agency chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và toàn diện, bao gồm các sự kiện lớn và nhỏ như: hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, gala dinner, tiệc cưới, sinh nhật, event truyền thông, sự kiện thể thao, đêm nhạc hội,…

Khi đến với Flat World Agency, khách hàng sẽ được tư vấn các loại dịch vụ:

  • Chi phí ưu đãi
  • Đưa ra giải pháp kế hoạch chương trình hoàn toàn miễn phí
  • Lên ý tưởng sáng tạo giúp sự kiện độc đáo
  • Đội ngũ chăm sóc chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm, nhiệt tình, chu đáo
  • Phương hướng giải quyết vấn đề khi phát sinh rủi ro

Flat World Agency cam kết đảm bảo quy trình tổ chức sự kiện được diễn ra đúng tiến độ và đúng yêu cầu của khách hàng.

Chiến dịch Hello Summer cùng CITIGYM
Chiến dịch Hello Summer cùng CITIGYM (Nguồn: Flat World Agency)
Tổ chức Lễ Hội áo dài tại Vạn Hạnh Mall
Tổ chức Lễ Hội áo dài tại Vạn Hạnh Mall (Nguồn: Flat World Agency)
Tổ chức Lễ Hội Ngày Valentine tại Vạn Hạnh Mall
Tổ chức Lễ Hội Ngày Valentine tại Vạn Hạnh Mall (Nguồn: Flat World Agency)
Sự kiện Washington Apple Promotion
Sự kiện Washington Apple Promotion (Nguồn: Flat World Agency)

Thông tin liên hệ Công ty TNHH Quảng Cáo và Truyền Thông Flat World:

  • Địa chỉ: Văn phòng 2, Tầng 08, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP.HCM
  • Hotline liên hệ: 09.456789.03
  • Fanpage Facebook: Flat World Agency

Kết Luận

Tổ chức một sự kiện thành công không chỉ phụ thuộc vào việc lựa chọn địa điểm hay những yếu tố khác mà còn cần xem xét các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức. Những biện pháp phòng ngừa và khắc phục đã được đề cập trong bài viết này sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện thành công và giảm thiểu tối đa rủi ro có thể xảy ra.

 

5/5 - (1 đánh giá)