Với tình hình dịch COVID-19 đang căng thẳng như hiện nay, để tổ chức sự kiện hậu COVID-19 tiết kiệm chi phí, chuyên nghiệp và ấn tượng là điều không hề dễ dàng. Bởi thực tế cho thấy thời gian qua, hoạt động phòng, chống dịch bệnh COVID-19 của các cấp, các ngành, các địa phương đã được triển khai tích cực và đạt những kết quả ban đầu, được cộng đồng quốc tế và nhân dân đánh giá cao.

Tuy nhiên, dịch bệnh tiếp tục diễn biến phức tạp, khiến hàng ngàn người nhiễm bệnh và chưa có dấu hiệu dừng lại. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến tình hình kinh tế của các doanh nghiệp, đặc biệt là các dự án, kế hoạch về tổ chức sự kiện. 

Vậy đâu là cách giúp các doanh nghiệp tổ chức sự kiện mùa COVID-19 tiết kiệm chi phí. Dưới đây là một cách tổ chức sự kiện mùa COVID-19 mà Flat World Agency cung cấp. Hy vọng sẽ ích cho các doanh nghiệp khi có nhu cầu tổ chức sự kiện trong tình hình dịch bệnh như hiện nay. 

1. Xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến lên ngôi mùa COVID-19

Những năm gần đây, trước sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, các sự kiện trực tuyến ngày càng phổ biến. Xu hướng này được coi như một kênh tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp, tổ chức với khách hàng, cộng đồng trên môi trường trực tuyến.

Tuy nhiên, hội thảo trực tuyến chỉ ở quy mô nhỏ hoặc phát trực tiếp (livestream) trên các kênh truyền thông và mạng xã hội như một phần trong sự kiện tham dự trực tiếp.

Thời gian gần đây, trước thực trạng các sự kiện lớn nhỏ đều bị hủy do dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện đã linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp nhằm hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng.

Sự kiện trực tuyến chính là sự lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp. Với ưu điểm tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn, nhanh chóng và hạn chế tập trung đông người.

Các sự kiện trực tuyến đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động truyền thông của tổ chức, doanh nghiệp. Đồng thời, tiết kiệm thời gian, không gian và chi phí bởi chỉ cần áp dụng công nghệ hiện đại là bạn đã có thể truyền tải nội dung mình muốn đến khắp nơi trên thế giới.

Để tồn tại và phát triển trong thời điểm này, doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình những kênh truyền thông phù hợp, tổ chức sự kiện trực tuyến là một trong những công cụ truyền thông hữu ích để doanh nghiệp lựa chọn.

2. Cách tổ chức sự kiện trực tuyến hậu COVID-19 thành công

Để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Với kinh nghiệm đã tổ chức thành công nhiều sự kiện trực tuyến trong thời gian qua, Flat World Agency sẽ có một vài gợi ý hữu ích dành cho các doanh nghiệp.

Xác định loại hình phù hợp với hình thức tổ chức trực tuyến

Không phải loại sự kiện nào cũng có thể tổ chức trên không gian trực tuyến. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức hội thảo, hội nghị hay lớp học trực tuyến miễn là mang đến trải nghiệm chất lượng dành cho người tham dự.

Một số sự kiện thường là diễn đàn để thảo luận và kết nối các mối quan hệ. Đừng lo lắng về những hạn chế của việc kết nối và xây dựng mối quan hệ. Bằng cách khuyến khích mọi người tham gia vào phần bình luận và những cuộc trò chuyện trong sự kiện trực tuyến, bạn có thể tạo ra không gian để mọi người tương tác, chia sẻ suy nghĩ và thảo luận về sự kiện.

Ngoài ra, các chương trình hòa nhạc hay biểu diễn nghệ thuật cũng có thể phát trực tuyến chắc chắn sẽ mang đến trải nghiệm thú vị. Bởi hình thức này không chỉ mở rộng số lượng người tham dự mà còn khiến những người tham gia cảm thấy mình được trở thành một phần của buổi diễn.

Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với sự kiện trực tuyến

Dựa vào tính chất, quy mô, đối tượng khách mời tham gia sự kiện để bạn quyết định nền tảng phát sóng trực tiếp.

  • Nếu bạn muốn phát trực tiếp sự kiện tại địa điểm đã được lên kế hoạch, kịch bản từ trước với đối tượng mở, số lượng lớn thì hình thức phát trực tuyến như Facebook Live hay Youtube Live sẽ là sự lựa chọn phù hợp.
  • Đối với các sự kiện giới hạn người tham dự hoặc có thu phí. Bạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên website như là các dạng hội thảo trực tuyến (webinar) hoặc sử dụng các phần mềm/ App trực tuyến.

Hình thức này đòi hỏi phải sử dụng công nghệ của bên thứ ba để kết nối với khách mời tham dự. Các công cụ này cho phép triển khai những chức năng dành riêng cho sự kiện trực tuyến như tính năng trò chuyện và đặt câu hỏi, ưu tiên phát biểu hay theo dõi mức độ tương tác của khán giả.

Ngoài ra, nếu như bạn muốn tổ chức sự kiện có thu phí thì cần kết nối với các nền tảng bán vé trực tuyến để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Các nền tảng tích hợp bán vé trực tuyến cũng sẽ hỗ truyền thông cho sự kiện của bạn bên cạnh các kênh quảng bá truyền thống.

Đừng quên duyệt trước những nội dung chính của sự kiện trực tuyến

Sự kiện được phát trực tiếp, do đó kịch bản cần được chuẩn bị chu đáo trước khi sự kiện diễn ra, nhằm hạn chế tối đa những rủi ro và sai sót.

Kịch bản cần được gửi từ sớm để các bộ phận tham gia tổ chức hình dung rõ ràng về chương trình. Đặc biệt là MC, khách mời và diễn giả cần thảo luận với nhau trước khi sự kiện diễn ra để thống nhất lại các vấn đề. Đồng thời, chuẩn bị các kịch bản xử lý tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.

Hy vọng với những với kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến được chia sẻ trên đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho sự kiện của bạn.

Hãy bắt đầu cho sự thay đổi bằng cách tổ chức sự kiện của bạn trên môi trường trực tuyến. Với đội ngũ chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm, tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ mới trong ngành sự kiện cùng khả năng thích ứng linh hoạt trong mọi tình huống, Flat World Agency sẽ mang đến những ý tưởng độc đáo và trải nghiệm đặc sắc cho sự kiện trực tuyến của bạn. 

Doanh nghiệp quan tâm về một kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến mùa COVID-19, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được chăm sóc và hỗ trợ.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0945678903