Bảng giá tổ chức sự kiện là vấn đề quan trọng các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ trước khi tổ chức chương trình. Tùy vào mong muốn và mục đích của từng chương trình, các công ty tổ chức sự kiện sẽ gửi cho doanh nghiệp bảng báo giá chi tiết nhất.
Các hạng mục cần chú ý trong bảng giá tổ chức sự kiện sau đây:
1. Giấy phép bộ VHTT
Cần được cấp các loại chứng từ như:
Giấy phép tổ chức biểu diễn: từ 02 điểm tổ chức tại 02 thành phố khác nhau trở lên, hoặc những chương trình mang tính quốc gia như Lễ hội.
Giấy phép tổ chức dành cho ca sĩ, diễn viên từ nước ngoài về diễn tại VN: Tùy mức độ quan trọng.
Chi phí phúc khảo: tùy số lượng Hội đồng phúc khảo.
2. Giấy phép sở VHTT
Giấy phép tổ chức sự kiện: đối với hội nghị khoa học không cần xin phép.
Giấy phép quảng cáo ngoài trời: treo bandron, banner (tùy theo số lượng sẽ có thêm chi phí).
Giấy phép họp báo: tùy mức độ quan trọng.
Giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức: mặt tiền tại điểm (vd: khai trương showroom)
Giấy phép tổ chức roadshow: chuỗi hoạt động từ 2 điểm trở lên.
Chi phí phúc khảo: tùy số lượng Hội đồng phúc khảo.
3. Giấy phép sở thương mại
Giấy phép tổ chức khuyến mãi
Giấy phép tổ chức roadshow
Giấy phép quảng cáo sản phẩm: đối với các sản phẩm đặc thù như sữa, mỹ phẩm, thuốc…
4. Bảng giá tổ chức sự kiện cần nêu rõ thông tin cụ thể về thuê địa điểm
Khách sạn: 5 sao, 4 sao, 3 sao…
Sân khấu – TTVHNT – nhà hát: Tây Hồ, Bến Thành, nhà hát Thành Phố,…
Nhà thi đấu: Cung thể thao Quần Ngựa, nhà thi đấu Bách Khoa, Quân khu 7,…
Sân vận động: Hoa Lư, Thống Nhất, Mỹ Đình…
Các khu du lịch
Công viên: Thống Nhất, Bách Thảo, Đầm Sen, Thảo Cầm Viên, Suối Tiên…
5. Phục vụ tiệc
Set menu: thực đơn theo set của khách sạn hoặc tự chọn.
Tiệc tea break, cocktail: thực đơn theo set của khách sạn hoặc tự chọn.
6. Nhân sự hỗ trợ
Đội ngũ PG, PB
Cộng tác viên hỗ trợ chạy event.
7. Ý tưởng là hạng mục quan trọng trong bảng giá tổ chức sự kiện
Kế hoạch tổng thể.
Kịch bản từng chương trình.
Kịch bản MC.
Kịch bản văn học (hoặc truyền hình TT).
Thiết kế các ấn phẩm phục vụ chương trình: thư mời, tờ rơi, bandron, banner, backdrop,…
Thiết kế sân khấu và phối cảnh 3D: Tùy mức độ yêu cầu.
Thiết kế in ấn khác: Tùy mức độ yêu cầu.
8. Trang trí đường phố
Trong bảng giá tổ chức sự kiện cũng cần có những hạng mục về bandron đường phố, in hiflex, banner…: tùy loại dùng trong nhà hay ngoài trời.
9. In ấn
Thiệp mời, vé mời – tờ rơi,…
Poster: tùy từng kích thước và loại in PP keo hay in offset.
10. Dàn dựng – trang trí
Sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng, đèn Skylight,… Cảnh trí cho sân khấu.
Màn hình, máy chiếu, kỹ xảo, khói lạnh.
Thuê ghế ngồi thường, Thuê ghế VIP.
Backdrop, in hiflex, căng khung.
11. Ekip thực hiện
Một chương trình sự kiện sẽ không thể sống động và cuốn hút nếu không có một ekip thực hiện bài bản, chuyên nghiệp.
Những vị trí quan trọng như: Tổng đạo diễn, đạo diễn, trợ lý đạo diễn, biên tập, biên đạo múa,…
Nhân sự quản lý và chạy chương trình.
12. Nhân sự tham gia biểu diễn
Flatworld Agency đã hợp tác với rất nhiều MC, ca sĩ, vũ đoàn, nhóm hát chuyên nghiệp và bán chuyên, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
13. Truyền hình trực tiếp
Các đài truyền hình và cầu truyền hình.
14. Hạng mục khác
Quay phim, chụp ảnh, thuê trang phục biểu diễn, mascot, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng…
QUY TRÌNH BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Tiếp nhận thông tin khách hàng
2. Lên chi tiết yêu cầu cụ thể & các phương án
3. Báo giá, checklist tổ chức sự kiện
4. Ký kết hợp đồng giữa 2 bên
5. Triển khai & nghiệm thu
Để tổ chức thành công một sự kiện đòi hỏi sự chu đáo và tỉ mỉ trong từng hạng mục cần chuẩn bị. Nếu bạn còn băn khoăn về bảng giá tổ chức sự kiện nên được phân bố thế nào cho hợp lý và tối ưu nhất. Hãy để FLAT WORLD AGENCY giúp bạn!
FLAT WORLD AGENCY luôn xây dựng chương trình dựa trên nhu cầu và ngân sách của khách hàng, song song với cam kết về chất lượng, số lượng hạng mục, sự chuyên nghiệp và hiệu quả tối ưu nhất.