5W1H Trong Tổ Chức Sự Kiện

16 lượt xem    09/06/2024    Thông tin hữu ích

Trong tổ chức sự kiện, 5W1H là công cụ giúp cho các nhà tổ chức có cái nhìn tổng quát và chi tiết về sự kiện, giúp họ lên kế hoạch và triển khai một cách dễ dàng và hiệu quả. 5W1H còn giúp đảm bảo rằng không có bất kỳ chi tiết nào bị bỏ sót và giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Vậy 5W1H trong tổ chức sự kiện là gì?

5W1H Là Gì?

5W1H được gọi là phương pháp Kipling để vinh danh Rudyard Kipling sau khi viết tác phẩm Just So Stories, xuất bản năm 1902:

“Their names are what and why and when

And how and where and who

Sau bài thơ, 5W1H trở thành một thuật ngữ nổi tiếng trong tổ chức sự kiện. 5W1H là cách viết tắt của các từ để hỏi “What – When – Where – Why – Who – How” trong tiếng Anh. Tương đương với Tại sao – Cái gì – Khi nào – Ở đâu – Ai – Như thế nào trong tiếng Việt.

5W1H Trong Tổ Chức Sự Kiện

What (Cái Gì)

What có nghĩa là cái gì. Đây là định nghĩa bao quát lên toàn bộ sự kiện. Chẳng hạn như mục đích của tổ chức sự kiện lần này là ra mắt dự án mới. Vậy What ở đây có thể hiểu dự án mới đó là cái gì.

Một số câu hỏi liên quan đến What:

  • Sản phẩm/ dịch vụ lần này là gì?
  • Tính chất của sản phẩm/ dịch vụ là gì?
  • Nội dung sự kiện là gì?
  • Câu hỏi liên quan đến sự kiện này là gì?
  • Bài học kinh nghiệm sau sự kiện này là gì?
5W1H Trong Tổ Chức Sự Kiện
5W1H Trong Tổ Chức Sự Kiện

Việc sử dụng What (5W1H) sẽ giúp sự kiện được xây dựng một kế hoạch chi tiết và phù hợp.

When (Khi Nào)

Trong mô hình 5W1H, When được hiểu như những vấn đề liên quan tới thời gian nhằm cung cấp thông tin về ngày, giờ và khoảng thời gian tổ chức sự kiện.

Một số câu hỏi liên quan đến When:

  • Thời gian tổ chức sự kiện?
  • Thời gian ra mắt sản phẩm?
  • Vấn đề thường xuyên phát sinh không?
  • Sự kiện cần chuẩn bị trong bao lâu?
  • Khi nào sự cố được giải quyết?

When (5W1H) có ý nghĩa giúp sự kiện đảm bảo được thời gian và thời lượng diễn ra chương trình. Tránh các trường hợp phát sinh sự cố không mong muốn.

 

Where (Ở Đâu)

Where là những câu hỏi liên quan đến việc xác định vị trí. Ngoài ra, trong mô hình 5W1H, Where còn có thể hiểu là nơi phát sinh vấn đề.

Một số câu hỏi liên quan đến Where:

  • Sự kiện được tổ chức ở đâu?
  • Cơ sở có tiếp cận không?
  • Xuất xứ của sản phẩm này đến từ đâu?
  • Vấn đề phát sinh từ đâu?
  • Quảng bá ở đâu dễ tiếp cận khách hàng?
Tổ Chức Sự Kiện
5W1H Trong Tổ Chức Sự Kiện

Câu hỏi này được sử dụng giúp sự kiện có một cái nhìn tổng quát về bối cảnh sự kiện, dễ dàng nhìn nhận vấn đề và đưa ra hướng đi phù hợp.

Why (Tại Sao)

Why trả lời cho các câu hỏi liên quan đến nguyên nhân. Trong tổ chức sự kiện, Why giúp việc xác định mục tiêu, mục đích của kế hoạch trở nên rõ ràng và cụ thể.

Một số câu hỏi liên quan đến Why:

  • Mục đích của sự kiện là gì?
  • Tại sao phải tổ chức sự kiện?
  • Điều gì sẽ xảy ra nếu sự kiện cháy nổ?
  • Mục tiêu cần đạt được sau là gì?

Who (Ai)

Who (5W1H) trong tổ chức sự kiện đề cập đến người hoặc các đối tượng liên quan đến sự việc hay thông tin nào đó. Câu hỏi này trả lời cho vấn đề ai là người tìm ra vấn đề, giải quyết vấn đề. Tại đây, người đó có thể phân bổ nhiệm vụ cho từng bộ ban ngành để tối ưu hóa nhân lực và kinh phí.

Một số câu hỏi liên quan đến Who:

  • Ai là người chịu trách nhiệm?
  • Ai tìm ra vấn đề?
  • Ai bị vấn đề tác động?
  • Đối tượng sự kiện nhắm đến là ai?
  • Ai sẽ bị thu hút bởi dự án này?
    who
    5W1H Trong Tổ Chức Sự Kiện

How (Như Thế Nào)

Từ khóa cuối cùng trong 5W1H là How. Một câu hỏi liên quan đến cách thức tối ưu một quy trình hay cách giải quyết một vấn đề nào đó.

Một số câu hỏi liên quan đến How:

  • Quy trình tổ chức sự kiện diễn ra như thế nào?
  • Làm thế nào để đạt được mục tiêu đề ra của sự kiện?
  • Phương pháp tổ chức sự kiện lần này là gì?
  • Nhân lực được phân bố như thế nào?
  • Làm thế nào để tối ưu chi phí?

Kết Luận

Thông qua việc trả lời các câu hỏi trên, các vấn đề mắc phải khi tổ chức sự kiện sẽ được giải quyết theo một cách có hệ thống. 5W1H tạo ra một mô hình thông tin rõ ràng và khách quan, qua đó, người dùng có thể áp dụng được trong nhiều trường hợp khác nhau. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra phương pháp hiệu quả nhất trong tổ chức sự kiện thông qua mô hình 5W1H.

Thông tin liên hệ Công ty TNHH Quảng Cáo và Truyền Thông Flat World:

  • Địa chỉ: Văn phòng 2, Tầng 08, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP.HCM
  • Hotline liên hệ: 09.456789.03
  • Fanpage Facebook: Flat World Agency
Đánh giá bài viết